Statuts et règlements

Société canadienne d’évaluation section de la capitale nationale

DÉFINITIONS

Dans ce règlement administratif ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de la Société, à moins que le contexte ne s’y oppose :

(a) « loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlementations prises en vertu de la Loi, et toute règlementation ou acte qui pourrait être substitué, tel que modifié le cas échéant;

(b) « statuts » désigne les clauses modificatrices, de réorganisation, d’arrangement ou de reconstitution de l’organisation, ou les statuts constitutifs, de fusion ou de maintien de l’organisation, qu’ils soient originaux ou mis à jour;

(c) « conseil » désigne le conseil d’administration composé de membres de la direction et de directeurs/directrices de la section de la capitale nationale (SCN) de la Société canadienne d’évaluation (SCÉ);

(d) « règlement administratif » désigne le présent règlement administratif ainsi que tout autre règlement administratif de l’organisation tel que modifié le cas échéant, et qui sont en vigueur et en cours de validité;

(e) « section » désigne toute organisation reconnue par le conseil national de la Société canadienne d’évaluation pour servir et représenter les intérêts des membres de la Société dans une province, un territoire ou toute zone géographique reconnue du pays;

(f) « directeurs/directrices » désigne les directeurs/directrices de la Section de la capitale nationale de la Société canadienne d’évaluation, qui peuvent être élus/élues ou nommés/nommées;

(g) « zone géographique » désigne toute zone géographique dans le pays reconnue par le conseil à des fins administratives et de représentation;

(h) « membres de la direction » désigne le président/la présidente, les vice-présidents/vice-présidentes, le trésorier/la trésorière, le/la secrétaire et les présidents sortants/présidentes sortantes de la Société qui sont également considérés/considérées comme des directeurs/directrices;

(i) « réunion des membres » comprend une assemblée annuelle des membres et des assemblées extraordinaires des membres; « assemblée extraordinaire des membres » comprend une rencontre des membres provenant de toute catégorie ou toutes catégories;

(j) « résolution ordinaire » désigne une résolution adoptée par une majorité d’au moins 50% plus une des voix exprimées par les membres sur cette résolution;

(k) « proposition » désigne une proposition qui a été soumise par un/une membre et qui répond aux exigences de la Loi;

(l) « règlementations » désigne les règlementations qui ont été prises en vertu de la Loi, telles que modifiées, mises à jour ou en vigueur, le cas échéant; et

(m) « société » désigne la Société canadienne d’évaluation;

(n) « résolution spéciale » désigne une résolution adoptée par une majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées par les membres sur cette résolution;

NOM ET STATUT :

  1. Le nom de cette organisation sera la Société canadienne d’évaluation – Section de la capitale nationale (ci-après désigné sous le nom de la « Section »).
  2. La Section est un local qui est entièrement reconnu par la Société canadienne d’évaluation (ci-après désignée sous le nom de la « Société » avec tous les droits, toutes les obligations et tous les privilèges afférents, tels que détaillés dans les lettres patentes et les règlements administratifs consolidés correspondants de la Société.

ARTICLE I RÉSEAU DE RELATIONS :

  1. Rien dans cette constitution ne sera considéré comme étant en conflit avec ou contraire à l’esprit des lettres patentes ou des règlements administratifs consolidés correspondants de la Société, à moins d’une mention formelle dans cette constitution qui invoque le contraire.
  2. La Section percevra des droits d’adhésion des membres de la Société qui résident sur son territoire et émettra les parts de la Société à la Société, généralement à la fin de chaque trimestre. La Société déférera les applications qui relèvent du territoire de la Section à la Section en question. De plus, la Section entretiendra les listes de diffusion aux membres appropriées et la collecte d’information pertinente des effectifs pour ensuite veiller à ce que la Société dispose de copies mises-à-jour de ces informations.
  3. De temps à autre, la Société peut réexaminer les activités d’une Section pour s’assurer qu’elle est en conformité avec les exigences des lettres patentes de la Société ainsi que des règlements administratifs consolidés correspondants.
  4. La Section soumettra un rapport annuel à la Société décrivant leurs activités et situation financière afin que la Société puisse utiliser celui-ci dans sa conférence annuelle.

ARTICLE II INTENTION :

En plus de soutenir la mission de la Société telle qu’elle est décrite dans les lettres patentes, la raison d’être de la Section est :

  1. de diriger un programme de réunions, de séminaires, d’activités de perfectionnement professionnel et d’autres activités où les membres de la Section peuvent rencontrer d’autres personnes qui travaillent ou étudient dans le domaine de l’évaluation de programmes, ou qui utilisent des produits afférents, afin qu’ils puissent tous partager leurs connaissances sur la pratique de l’évaluation de programmes.
  2. de fournir des moyens de diffuser des informations utiles touchant à l’évaluation de programmes entre les membres de la Section.
  3. d’augmenter la sensibilisation du public sur la nature et l’utilité de l’évaluation de programmes.

ARTICLE III ADMINISTRATION :

  1. L’année fiscale de la Section sera du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante.
  2. Les activités bancaires de la Section seront traitées avec les banques canadiennes à charte, les sociétés de fiducie ou les coopératives d’épargne et de crédit qui sont désignées par le Conseil. Ces opérations bancaires ou toutes activités connexes doivent être négociées en vertu des instructions, ententes et accords tels qu’ils sont prescrits et autorisés par le Conseil, le cas échéant, et les chèques de la Société seront libellés au nom de la Société et signés en son nom par ces personnes que le Conseil désignera, le cas échéant.
  3. La Section publiera un avis aux membres par voie électronique indiquant le moment où les états financiers annuels et les documents fournis conformément au paragraphe 172(1) de la Loi seront disponibles; et, sur demande, tous/toutes les membres peuvent obtenir une copie électronique gratuite de ces pièces. À chaque assemblée annuelle, les membres de la direction présenteront aux membres :
    1. les états financiers de l’année financière précédente, et
    2. tout autre renseignement sur la situation financière de la Section ainsi que les résultats des opérations, tels qu’exigés par les articles, les règlements administratifs ou les résolutions unanimes des membres.
  4. Un état financier vérifié sera préparé et mis à la disposition des membres dans les 120 jours suivant la fin de l’année fiscale.
  5. Les vérificateurs seront nommés par le conseil d’administration avant la fin de l’année fiscale qui doit être vérifiée et leur nomination sera approuvée par un vote des membres au cours de l’assemblée annuelle.
  6. La Section est une société bilingue et ses documents finalisés et ses règlements administratifs sont disponibles dans les deux langues officielles du Canada. Les deux langues officielles seront utilisées dans la communication avec les membres lorsque ceci sera possible, et les membres doivent être en mesure d’utiliser l’une ou l’autre langue dans leur communication avec la Société et dans ses publications.

ARTICLE IV ADHÉSION :

  1. L’adhésion est possible pour toute personne qui réside sur le territoire de la Société et dans un rayon de cinquante (50) kilomètres des édifices du Parlement à Ottawa, et qui a un intérêt pour la pratique et les résultats d’évaluations de programmes.
  2. L’adhésion est également possible pour toutes personnes qui résident sur le territoire de Nunavut afin de leur permettre de participer aux activités organisées par la Société dans la région de la capitale nationale.
  3. Une personne devient membre à la fois de la Société et de la Section, simultanément. Les membres sont les personnes qui remplissent une demande d’adhésion et paient les cotisations d’adhésion annuelles, et les personnes qui sont admises comme membres de la Société de temps à autre. Il demeure selon l’entière discrétion de la Société de déterminer toutes les questions impliquant la mise en place, la nomination et les conditions d’adhésion dans la Société, telles que celles-ci sont prévues dans les règlements administratifs de la Société. Chaque membre sera informé/informée par le secrétaire/la secrétaire de la Société, sans délai, de son admission en tant que membre.
  4. Les membres de la Section ont droit à un (1) vote et les votes par procuration ne sont pas autorisés.
  5. En ce qui concerne la Section, un/une membre a le droit de se présenter aux élections du conseil d’administration de la Section, de voter à ces élections et de voter sur les changements apportés à la constitution de la Section, à condition que ladite élection ou ledit vote a lieu pas moins de vingt et un (21) jours civils après la date de paiement et la réception de leur cotisation annuelle.

ARTICLE V CONSEIL D’ADMINISTRATION :

  1. Les activités de la Section doivent être sous la direction générale et l’autorité d’un conseil d’administration.
  2. Ce conseil d’administration est composé des présidents sortants/présidentes sortantes et jusqu’à onze (11) membres, avec deux (2) des positions réservées aux étudiants/étudiantes de niveau postsecondaire.
  3. Le président sortant/la présidente sortante est généralement le président sortant immédiat/la présidente sortante immédiate du conseil d’administration. Dans le cas où cette personne est incapable de remplir son poste, un autre ancien directeur/une autre ancienne directrice, de préférence un ancien président/une ancienne présidente, peut être nommé/nommée à ce poste par le conseil d’administration.
  4. Le conseil d’administration doit élire de parmi ses membres les membres de la direction de la Section, qui occuperont les postes de :
    • Président/Présidente,
    • Président sortant/Présidente sortante,
    • Vice-président/Vice-présidente du perfectionnement professionnel,
    • Vice-président/Vice-présidente du réseautage,
    • Vice-président/Vice-présidente des communications,
    • Secrétaire,
    • Trésorier/Trésorière
      Les membres de la direction sont élus/élues pour un mandat de trois (3) ans, avec condition qu’ils/elles soient réélus/réélues comme directeurs/directrices.
  5. Selon son entière discrétion, le conseil d’administration peut décider de nommer des personnes au conseil d’administration en sursis des postes listés ci-haut. Ces directeurs/directrices jouent ensuite un rôle consultatif et n’ont aucun droit de vote.
  6. Un directeur/ une directrice cesse d’être admissible en tant que directeur/ directrice de la Section si : (a) à quelque moment il/elle cesse d’être reconnu/reconnue comme membre de la Section; (b) il/elle démissionne de son poste par avis écrit à l’intention de la Section, ou (c) les membres de la Section démettent le directeur/ la directrice de ses fonctions par une résolution (sur laquelle l’intention de voter a été annoncée) qui a été adoptée par une majorité d’au moins les deux-tiers (2/3) des voix exprimées lors d’une assemblée.
  7. Le conseil d’administration doit tenir un minimum de six (6) réunions par année. Le président / la présidente est habilité/habilitée à convoquer des réunions supplémentaires du conseil d’administration.
  8. Les questions soulevées au cours des réunions du conseil d’administration doivent être décidées par un vote majoritaire des directeurs présents/directrices présentes. Dans le cas d’une égalité dans les voix, le président/ la présidente de la réunion, en plus de son vote initial, recevra un second vote – celui-ci décisif.
  9. Les directeurs/directrices doivent divulguer les conflits d’intérêts existants, potentiels ou perçus, conformément aux politiques de la Société.

ARTICLE VI NOMINATIONS ET ÉLECTIONS :

  1. Les élections des directeurs/directrices se tiendront au mois de mai de chaque année fiscale. La durée des mandats couvre la période du 1er juillet au 30 juin. Les directeurs/directrices sont élus/élues pour une période de trois (3) ans et un tiers des directeurs/directrices se présenteront aux élections à chaque année.
  2. Les élections au conseil d’administration se feront entre les candidats nominés/candidates nominées, qui doivent être membres de la Section.
  3. Au mois d’avril de chaque année, un avis sera envoyé par voie électronique à tous/toutes les membres pour les informer des prochaines élections et du processus de mise en candidature.
  4. Toutes les nominations au conseil d’administration doivent être remises au conseil d’administration au plus tard vingt (20) jours avant le jour de l’élection.
  5. Toutes ces nominations doivent être signées par le candidat/la candidate ainsi que deux (2) autres membres de la Section, et doivent être accompagnées d’un bref CV résumant les affiliations professionnelles, emploi et participation antérieure aux activités de la SCÉ.
  6. Chaque membre de la Section est en droit de voter.
  7. La Section transmettra un bulletin de vote à tous/toutes les membres par voie électronique. Ce bulletin doit inclure les noms des candidats/candidates accompagnés des CV qu’ils/elles ont remis à la Société, ainsi que d’une description du processus à suivre pour voter. Un minimum de 5 jours ouvrables doit être laissé aux membres pour voter.
  8. Les candidats/candidates ayant reçu le plus de votes seront déclarés/déclarées comme étant élus/élues au conseil d’administration.
  9. Les deux (2) candidats/candidates ayant reçu les second et troisième plus grands nombres de votes seront enregistrés/enregistrées en tant que suppléants/suppléantes dans l’ordre du nombre de voix qu’ils/elles auront reçus/reçues, en commençant par le chiffre le plus élevé.
  10. Toutes les égalités de nombre de votes aux élections du conseil d’administration ou aux enregistrements en tant que suppléant/suppléante, ou à l’ordre de l’enregistrement en tant que suppléant/suppléante, seront réglées par un tirage au sort.
  11. Dans le cas où un/une membre devrait démissionner du conseil d’administration, le conseil d’administration demandera alors aux suppléants/suppléantes, dans l’ordre qu’ils/elles ont été inscrits/inscrites, s’ils/elles sont prêts/prêtes à siéger au conseil d’administration. Le premier/la première qui accepte de servir sera déclaré élu/déclarée élue.
  12. Malgré les sections 7 à 9 de l’Article VI, aucun vote n’aura lieu si le nombre de candidats/candidates est égal ou inférieur au nombre de positions vacantes. Dans de tels cas, les candidats/candidates répondant à toutes les exigences telles qu’elles sont établies dans la présente constitution seront élus/élues par acclamation.
  13. Malgré les sections 1 à 12 de l’Article VI, le conseil d’administration choisit, à son entière discrétion, les deux directeurs/directrices qui doivent être sélectionnés parmi les étudiants/étudiantes du niveau postsecondaire.

ARTICLE VII RESPONSIBILITÉS DES MEMBRES DE LA DIRECTION :

  1. Le président/ la présidente préside toutes les réunions du conseil d’administration, l’assemblée annuelle et toutes les assemblées générales et extraordinaires de la Section. En l’absence du président/ de la présidente, le président sortant/ la présidente sortante ou l’un des vice-présidents/l’une des vice-présidentes présidera.
  2. Le président/la présidente et le président sortant/la présidente sortante contrôleront ensembles et resteront informés/informées sur les activités de la Section, et attireront l’attention du conseil d’administration à toute question ou tout problème particulièrement préoccupant.
  3. Le vice-président/la vice-présidente du perfectionnement professionnel est responsable de l’ensemble de l’organisation des événements de perfectionnement professionnels, tels que les ateliers et les séances de formation.
  4. Le vice-président/la vice-présidente du réseautage est responsable de l’ensemble de l’organisation d’une conférence annuelle, de l’assemblée générale annuelle et d’autres occasions de réseautage telles que des séances-déjeuner, des événements sociaux, etc.
  5. Le vice-président/la vice-présidente des communications est responsable de l’ensemble de la conception, de la gestion et de la supervision des stratégies et produits qui sont utilisés par la Section pour communiquer avec ses membres et autres parties prenantes, tels que le site Web, le bulletin et les avis aux membres et/ou les matériaux promotionnels.
  6. Le/la secrétaire, en consultation avec le président/la présidente ou le président sortant/la présidente sortante, doit remplir la demande de points à inscrire et ensuite organiser et préparer les ordres du jour pour toutes les assemblées régulières du conseil d’administration. Trois (3) directeurs/directrices ensembles peuvent appeler et organiser des assemblées extraordinaires du conseil d’administration.
  7. Le/la secrétaire doit tenir, distribuer et soumettre pour approbation les procès verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration, ainsi que les procès verbaux de toutes les affaires officielles qui ont lieues à l’assemble annuelle et aux assemblées générales ou exceptionnelles de la Section. En l’absence du/de la secrétaire, le président/la présidente et/ou le président sortant/la présidente sortante, le cas échéant d’après celui/celle qui préside à ce moment, désignera un autre directeur/une autre directrice pour assumer ces responsabilités.
  8. Le trésorier/la trésorière a la garde des fonds de la Section dans les limites d’une résolution bancaire générale qui a été adoptée par le conseil d’administration, doit tenir ou faire tenir une comptabilité nette dans les documents comptables, doit faire des décaissements tels qu’autorisés par le budget ou par une résolution du conseil d’administration et doit régulièrement présenter des rapports financiers au conseil d’administration.

ARTICLE VIII COMITÉS :

  1. Les comités de la Section seront établis lorsqu’ils seront jugés nécessaires par le conseil d’administration, dans le but d’organiser et d’exécuter les fonctions et les activités de la Section.
  2. Le conseil d’administration nommera les membres de ces comités en tenant compte des recommandations des comités qui sont affectés ou du comité des mises en candidature.
  3. Le président du comité des mises en candidature sera (normalement) le président sortant/la présidente sortante, qui fera ses rapports sur les activités de ce comité au conseil d’administration.
  4. Pour tous les autres comités, le conseil d’administration nommera un président/une présidente ou un agent/une agente de liaison provenant de ses propres membres qui fera ses rapports sur les activités de ces comités au conseil d’administration.
  5. Les responsabilités du comité des mises en candidature seront : de recevoir les mises en candidature pour les membres du conseil d’administration et de s’assurer que celles-ci répondent aux exigences; d’organiser et de superviser les élections; d’informer les membres des résultats des élections; de conserver le dossier des suppléants; et, si un directeur/une directrice devait démissionner, de contacter les suppléants/suppléantes dans l’ordre (indiqué ci-dessus) pour mettre en place un successeur/une successeuse.
  6. Les responsabilités des autres comités seront établies par le conseil d’administration, le cas échéant.

ARTICLE IX ASSEMBLÉE ANNUELLE :

  1. Une assemblée annuelle de la Section aura lieu une fois dans chaque année fiscale.
  2. Chaque membre de la Section aura droit d’être présent/présente à l’assemblée annuelle.
  3. Lors de l’assemblée annuelle des membres, à moins que le président/la présidente décide autrement, l’ordre du jour sera le suivant : (a) ouverture: (b) déterminer si les dispositions de la constitution de la Section concernant les avis de réunions ont été respectées et que le quorum est atteint; (c) la lecture des procès verbaux de la dernière assemblée annuelle et des assemblées générales et extraordinaires des membres qui ont eues lieu depuis, et confirmer de même; (d) une présentation du rapport annuel du conseil d’administration; (e) une présentation des états financiers de la Section; (f) discussion au sujet de, et, le cas échéant, approbation de ces rapports et états; et (g) toute autre question qui pourrait être dûment prise en considération.

ARTICLE X ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ET EXTRAORDINAIRES :

  1. Des dispositions seront prises à toutes les assemblées générales et extraordinaires pour que les membres puissent soulever et discuter des questions d’intérêt pour la Section, pour ensuite présenter et voter sur des résolutions en réponse à ces questions. Dans le cas où une telle résolution soit adoptée, le conseil d’administration rendra compte de la décision sur la question aux membres lors d’une ou des rencontres ultérieures, jusqu’à ce que la question soit finalisée.
  2. Des dispositions seront prises à toutes les assemblées générales et extraordinaires pour que des notifications soient faites en ce qui concerne les programmes de la Section, les activités et programmes d’organisations d’évaluation similaires qui ont été approuvées comme telles par le conseil d’administration et, bien sûr, tout autre question qui soit jugée digne d’intérêt aux membres par le conseil d’administration.

ARTICLE XI AVIS DE RÉUNIONS :

  1. Dans le cas des assemblées annuelles et de toute autre assemblée générale ou extraordinaire au cours desquelles des affaires officielles seront traitées, l’avis d’une telle réunion doit être communiqué directement aux membres pas moins de vingt et un (21) jours civils avant la date à laquelle se tiendra la réunion.
  2. Les directeurs/directrices doivent recevoir un avis au moins cinq (5) jours avant la date à laquelle se tiendra une réunion du conseil d’administration, sauf dans le cas d’une urgence.

ARTICLE XII QUORUMS LORS DES ASSEMBLÉES :

  1. Un quorum pour l’assemblée annuelle ou pour toute autre assemblée générale ou extraordinaire où les votes sur les questions constitutionnelles ou sur d’autres types de questions sont inscrits dans l’ordre du jour sera de dix pour cent (10%) des membres de la Section.
  2. Le quorum du conseil d’administration est de cinq membres.

ARTICLE XIII DIVERS :

  1. Il est possible de modifier cette constitution ou d’y ajouter de l’information lors de l’assemblée annuelle ou par toute autre forme de communication générale (courrier électronique, courrier papier, téléphone ou télécopie) ou lors d’assemblées extraordinaires qui sont dûment constituées à cet effet. Les modifications exigent un vote d’au moins soixante pour cent (60%) des membres présents à la réunion ou de 60% d’un quorum des membres (défini comme représentant 10% des membres de la Section) par toute autre forme de communication générale. Lorsqu’une requête aux fins de modification ou d’ajout d’information à cette constitution a été approuvée, un avis doit être envoyé aux membres (soit par courrier électronique, par courrier papier ou par télécopie) pas moins de vingt et un (21) jours civils avant la réunion à laquelle aura lieu le vote. Une proposition peut devenir une requête aux fins de modification ou d’ajout d’information approuvée suite à un vote et un consentement d’une majorité des membres lors d’une assemblée annuelle de la Section, lorsqu’au moins dix pour cent (10%) des membres sont présents.
  2. Toutes les questions pertinentes qui ne sont pas couvertes par la présente constitution, y compris l’interprétation d’une section contestée de cette constitution, peuvent être réglées par un vote majoritaire du conseil d’administration.
  3. L’invalidité ou l’inexigibilité de toute disposition de ces règlements administratifs n’affectera pas la validité ou le caractère exécutoire de toutes les autres dispositions des règlements administratifs. L’omission accidentelle de donner un avis à tout/toute membre, tout directeur/toute directrice, tout/toute membre soit de la direction, d’un comité ou du conseil, ou encore à tout expert-comptable/toute experte-comptable, ou la non réception de tout avis par toute personne dans le cas où la Société a prévu un avis en conformité avec les règlements administratifs, ou toute erreur dans un avis qui n’affecte pas son contenu, n’invalidera pas les mesures prises au cours des réunions se rapportant à l’avis ou qui ont été occasionnées par un tel avis.

23 septembre 1993; révisés le 26 novembre 2003, 27 octobre 2006,
avril 2007, 28 janvier 2010 et le 25 juin 2010, le 1er mai 2013 et le 22 janvier 2015